Aujourd’hui je vais te parler du processus complet pour organiser une retraite et/ou un voyage pour tes clients.
🎙️ Fais voyager ton entreprise
Fais voyager ton entreprise, le podcast commandité par Voyage Déductible, organise des voyages de formation en immersion. Si tu aimes le podcast, je t’invite à le partager et à le commenter sur ma chaîne YouTube du podcast « Fais voyager ton entreprise ». Merci de faire partie de mon univers, et c’est parti.
🌐 Préparation préalable
Je t’ai parlé de comment préparer la retraite et le voyage de tes clients avant. Dans le podcast que je t’ai fait voilà quelques jours sur : « tu es capable d’organiser ton voyage ou tu n’es pas capable d’organiser ton voyage », parce que les deux termes étaient bons, je t’invite à aller l’écouter.
⏳ Le temps nécessaire
Aujourd’hui, ce que je veux attirer ton attention sur, c’est que préparer une retraite ou un voyage pour tes clients demande énormément de temps. Ça te demande énormément de temps, je te l’ai expliqué lors du dernier Podcast, cela te demande énormément de temps durant le fameux voyage. Je te donne quelques exemples.
✈️ Gestion des imprévus en voyage
Lors de mon dernier voyage immersion avec une autre coach, où est-ce que je l’accompagnais, un des clients a perdu sa valise. Donc le transporteur aérien a perdu complètement la valise après avoir eu un retard de 5 heures sur le vol d’avion. Le retard de 5 heures a amené comme une nouvelle tâche pour moi, ça a été de replanifier le taxi qui devait l’amener de l’aéroport à l’hôtel. Parce qu’on s’entend qu’avec un retard de 5 heures, le taxi n’attendra pas à l’aéroport. Donc on va devoir réorganiser le transport.
🛄 Gestion des problèmes logistiques
Maintenant, mon client arrive, elle réalise qu’elle n’a pas sa valise, écoute, ça m’a pris en tout et pour tout durant les trois jours avant qu’elle la reçoive, ça m’a pris environ 6 heures pour régler la problématique. De un, d’appeler le transporteur, de deux, d’appeler la compagnie de vol en retard que j’avais engagée en cas de, qui m’indique que si je n’ai pas de frais versus la fameuse valise que je l’ai récupérée mais que ça n’a pas eu de frais, mais à ce moment-là, eux ne remboursent pas et que je dois faire affaire directement avec le transporteur. Le transporteur étant Air Transat mais en Jamaïque, ils font affaire avec un sous transporteur qui était Skylink. Donc, ce n’est pas avec Air Transat que je dois demander mais avec Skylink. On me passe de téléphone en téléphone et finalement on a appelé à l’aéroport pour réussir à trouver la fameuse valise et se faire dire que la valise elle était restée à Montréal et que là, ils allaient la récupérer à Montréal et qu’ils allaient la ramener en Jamaïque. Donc tu vois que ce n’est pas simple. Si ma coach avait été obligé de s’occuper de ce volet là, elle n’aurait pas eu le temps de s’occuper des formations qu’elle devait donner à ses clients. Donc elle, le temps qu’elle donnait la formation, moi je m’occupais de la valise du fameux client.
🧳 Gestion des conséquences
La fameuse perte de valise a amené quoi comme problématique ? Le client n’a pas de chargeur. Son chargeur est dans la valise. Il a son cellulaire mais il n’a pas de chargeur, fait que à la recherche de chargeur. Le client n’a pas ses lunettes il les a mis dans sa valise, il n’avait pas de valise à main. Donc on se retrouve à être obligé de lui nommer tout le menu pour qu’il soit capable de choisir qu’est-ce qu’il veut manger. Et que ça l’amène beaucoup de délai, beaucoup de temps. Il veut faire la formation mais il n’a pas ses lunettes, donc on essaie du mieux possible de l’accompagner pour qu’il sente le moins de frustration possible.
🛄 Retour de la valise
Trois jours plus tard, la valise arrive. Enfin je me dis me voilà en congé, mais non.
🤔 La cliente disparue
Parce que là j’ai une de mes clientes, j’ai beau avisé tous les clients : « avisez-moi si vous ne participez pas aux activités. Tout est organisé mais rien n’est obligatoire. On perd une cliente qui est partie, on suppose magasiner dans un pays qu’elle ne connaît pas. Elle ne parle pas anglais couramment, puis là on se dit, mais elle est où ? Elle est où la cliente, on est à la recherche de la cliente parce qu’on est quand même responsable de la fameuse cliente.
🏝️ Recherche frénétique
Ce qui fait que ma coach reste avec les coachés et puis moi je m’occupe de trouver la cliente qu’on a trouvé quatre heures plus tard. Parce qu’elle est partie comme nous on arrivait, elle a marché sur le bord de la mer, elle a décidé qu’elle avait faim elle a arrêté, ça prend une heure et demie de se faire servir. Le temps de revenir finalement, 4 heures plus tard on retrouve la cliente. Mais nous, pendant ce temps-là, on était inquiet, on se demandait où est-ce qu’elle était passée.
🧳 Gestion des imprévus en voyage
Donc le temps que la coach était occupée ailleurs mais moi je m’occupais à essayer de trouver cette fameuse cliente et m’informer où est-ce qu’elle est passée. Dans un resort tout inclus, ce qui nous est déjà arrivé, tu vas dire, perdre une cliente dans un tout inclus c’est un peu plus compliqué. Mais en fait, c’est qu’il y a une journée complète qu’on a pas eu de nouvelles de la cliente, on pensait même qu’elle était malade. Parce que moi je communique avec WhatsApp, je tiens les communications matin, midi, soir avec mon groupe pour être sûr qu’on a de leurs nouvelles. Et elle ne répond pas. Elle ne répond pas sur le WhatsApp. Finalement, elle était en train de travailler, elle s’est endormie, elle a passé tout droit sur le souper et puis on a finit par avoir des nouvelles d’elle le soir un petit peu plus tard.
🚕 Gestion des retards et frais associés
Donc, ça amène beaucoup de choses à gérer durant l’événement parce que tu es toujours en train de chercher quelqu’un. Ou une autre chose qui m’est arrivée aussi c’est que dans mon groupe j’en ai une qui est toujours en retard. Mais maintenant, n’oublie pas de faire signer des documents à tes participants que si jamais elles sont en retard pour une activité et qu’ils manquent le taxi, mais ça sera à leurs frais. Parce que sinon le taxi ne veut pas attendre, il donne 5 minutes parce qu’il y a d’autres personnes dans le taxi et d’autres personnes dans l’autobus. Et cette personne-là va dire : « tu m’avais dit que c’était inclus, donc je n’ai pas à payer le taxi même si j’étais 5 à 10 minutes en retard ».
🛫 Gestion des informations de vol
Donc moi maintenant, je vais signer un document avant de partir qui dit, si jamais tu es en sur un des activités de plus de 5 minutes, ça sera à tes frais. Donc créez ce formulaire-là à faire signer à tes clients pour ne pas que tu sois poignée en fait à payer en double. La même chose au niveau de l’aéroport, s’ils manquent leur vol d’avion parce qu’il n’avaient pas les bonnes informations. Une chose que tu dois vérifier, c’est que, quand on réserve en tant qu’agent de voyage, on a envoyé une facture avec la réservation. Mais souvent il y a des changements de vol entre la réservation et les billets électroniques. Et tu dois aviser tes clients que le billet électronique et la bonne information sur lequel il doit prendre.
🤝 Le suivi et le maintien de la connexion
Donc il y a plein d’éléments que tu dois vérifier avec tes clients sinon ils vont te rendre coupable de ne pas être informé, de ne pas être planifié, de ne pas avoir le temps avec toi, de s’occuper de leurs problématiques en arrivant à destination. Donc souvent, on va avoir, parce que moi je les emmène toujours dans un forfait privé, ce qui veut dire qu’on a une inscription à un endroit spécifique. Ce n’est pas l’inscription en général de tout le monde. Et à cet endroit-là, si tu n’as pas les numéros de chambre d’avance, ça veut dire qu’ils va y avoir un délai entre aller porter les valises dans leurs chambres et le moment qu’ils sont inscrits à l’hôtel. Donc, va chercher des numéros de chambres au départ pour pouvoir avoir leurs valises aussitôt que leur inscription sera terminée parce que les clients veulent aller se baigner rapidement ou veulent aller changer suite au vol d’avion.
📱 Communication et suivi post-voyage
Planifie aussi le, comme je te disais tantôt, moi je fonctionne avec WhatsApp parce que ça fonctionne sur le wifi. Beaucoup de clients n’activent pas leurs cellulaires durant le voyage. Donc quel logiciel tu vas utiliser pour pouvoir communiquer avec ton monde incluant tous ceux qui ne fonctionnent pas avec le cellulaire. Ensuite, les gens vont vouloir se revoir. Planifie des journées, des dates de suivi de groupe. Personnellement, je leur offre toujours deux ou trois rencontres de groupe qui suit le voyage parce qu’ils vont vouloir se revoir, se questionner, savoir où est-ce qu’ils sont rendus. Puis souvent, de toute façon, ils vont se revoir dans un prochain voyage mais il saimeraient ça garder le contact entre temps.
🎯 Élargir l’expérience
Si tu es aussi une coach, n’oublie pas de planifier peut-être un Mastermind et/ou des rencontres mensuelles pour permettre à ces gens-là de continuer dans ton univers. Parce que le voyage, si tu donnes 100% de ton temps à ces gens-là, ils vont vivre une expérience extraordinaire. Ils vont vouloir revenir dans ton prochain voyage mais qu’est-ce que tu vas leur offrir entre les deux. Donc, invente, crée quelque chose qui va leur permettre de pouvoir continuer dans ton univers, sinon ils vont continuer mais en dehors de ton univers. Donc tu manques des opportunités de pouvoir vendre tes produits et services durant le voyage.
🚀 Planification et Promotion du Prochain Voyage
Donc avant la fin du voyage, prépare ton second voyage, le prochain où est-ce que tu vas pouvoir leur dire : « si vous réservez maintenant, voici le boni que je vous donne, pour réservation tôt ». Parce que si ces gens-là viennent de passer un super beau moment, ils vont vouloir savoir c’est quand le prochain, puis si tu prends la réservation dès maintenant, avant la fin du voyage à ce moment-là, tu vas savoir que ces 10 personnes-là vont venir. La prochaine fois, il va y en avoir dix autres qui vont s’ajouter. Ton groupe va monter à 20, 30, 40. Ce qui m’amène à te dire que si dans ton prochain voyage, tu as 30 ou 40 personnes, pense à amener quelqu’un avec toi qui va gérer tout ça; qui va gérer les restaurants, qui va gérer les communications, qui va gérer les changements de chambre parce qu’une telle n’aime pas telle chambre, une telle n’aime pas l’autre chambre, les pertes de bagages, les retards d’avions et ainsi de suite.
🤝 Maintenir la Connexion
Ensuite n’oublie pas d’aviser tes clients de se joindre à ton groupe Facebook par la suite pour que tu puisses continuer de communiquer avec eux dans tes groupes. Un courriel après voyage on planifie des gens et un courriel après ton voyage pour leur dire merci. Moi personnellement c’est que je le renvoie une petite notice individuelle avec un petit mot de qu’est-ce que j’ai retenu dans la semaine puis que sur quoi ils devaient se concentrer. Donc idéalement essaie d’envoyer un petit mot à chacun individuel et demande leur de te faire un témoignage parce que c’est ça qui va te permettre de vendre ton prochain voyage et d’être 20, 30 ou 40 personnes dans l’avenir.
🔥 Gestion des Défis en Cours de Voyage
Donc tu vois, organiser une retraite et/ou un voyage, il y a beaucoup de choses à organiser avant, je t’invite à écouter le dernier Podcast que je t’ai fait là-dessus, il y a beaucoup de choses à faire pendant, que tu dois gérer toutes les choses qui arrivent durant le voyage. Et là, je ne t’ai pas parlé de quelqu’un qui se blesse que tu dois accompagner à l’hôpital. Je ne t’ai pas parlé de quelqu’un qui est allergique mais qui fait des réactions. Je ne t’ai pas parlé de quelqu’un qui a des allergies mais on se retrouve dans le buffet, elle ne peut pas manger parce que les gens prennent ce qu’on appelle des contaminations croisées. Je ne t’ai pas parlé de, oui mais moi je ne peux pas ci, moi je ne peux pas ça, donc ce qu’on fait, qu’est-ce qu’on réorganise, qu’est-ce qu’on on change. Je ne t’ai pas parlé aussi de, exemple en Jamaïque on avait une heure et demie avant de se faire servir, donc il a fallu réorganiser l’horaire pour dire, on va commencer la formation en attendant le déjeuner sinon on perd beaucoup trop de temps, 1h30 pour le déjeuner, 1h30 pour le dîner, on perdait déjà 3h dans la journée ça n’a pas de sens.
📋 Checklists et Préparation Incontournables
Ce qui a fait qu’on était obligé de changer d’endroit pour donner la formation, on a changé dans un endroit finalement qu’on attend le déjeuner, il y a de la musique, est-ce qu’on peut faire baisser la musique. Donc il y a plein plein de choses qui doivent être gérées durant l’organisation de l’événement sur lequel il va falloir que tu le gères au fur et à mesure que les choses arrivent. Voilà, et le pendant et le après. J’espère que tu as pris tout en note puis moi je suis toujours en train d’améliorer justement ce checklist-là pour justement, ah oui, une chose que j’ai oublié de te dire, c’est que je me suis fait poser aussi la question avant de partir : « Lucie j’ai le droit à combien d’exemption ». Donc ça veut dire qu’il va falloir que tu saches selon le nombre de jours que tu es resté dans le pays où est-ce que tu es resté, est-ce que j’ai le droit à deux bouteilles de vin, j’ai le droit à combien de cigarettes, j’ai le droit à combien de boissons et ainsi de suite. Puis aussi selon le pays où est-ce que tu es allé, est-ce qu’il y a des documents à remplir pour quitter, des documents de douane. Certains pays ont des documents de douane spécifiques puis de faire leur préenregistrement la journée d’avant, de vérifier la journée même du voyage, est-ce que l’avion est en retard, est-ce qu’elle est annulée, est-ce que tu dois replanifier les transports. Donc qu’est-ce que tu dois faire à ce niveau-là pour être bel et bien organisé. N’oublie pas que si les gens t’ont payé toi, ils n’ont pas d’assurance voyage parce qu’ils n’ont pas acheté de voyage avec un agent de voyage. Donc, leurs cartes de crédit voyage ne fonctionnent pas. S’ils tombent malade, ils n’ont pas d’assurance maladie voyage. Ça prend seulement l’achat d’un voyage avec une assurance voyage avec un agent de voyage, une agence de voyage pour avoir toutes ces protections-là.
💼 Protection et Responsabilités
Sache aussi que quand tu fais affaire avec l’agence de voyage, comme moi, à ce moment-là, si jamais, mettons je ne sais pas moi, le client a payé 4000 dollars pour le voyage incluant ta formation et tout ça. Et que trois jours avant le voyage, tu as le covid, donc il peut être remboursé par l’OPC, l’Office la Protection du Consommateur au Québec qui va rembourser. Puisque le client a payé pour quelque chose qu’il n’est pas capable d’avoir pour cause que tu es malade et tu ne peux pas te rendre à destination comme prévu. Voilà, j’espère que ça a de la valeur pour toi. Si jamais il te reste des questions, n’hésite pas à me poser sur ma chaîne YouTube de Fais voyager ton entreprise, ça me fera grand plaisir de venir ajouter, commenter et/ou te donner plus d’informations sur le sujet. Et nous on se donne rendez-vous la semaine prochaine. Bye 👋