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đŸïž Organiser une retraite ou un voyage pour tes clients

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Aujourd’hui je vais te parler du processus complet pour organiser une retraite et/ou un voyage pour tes clients.

đŸŽ™ïž Fais voyager ton entreprise

Fais voyager ton entreprise, le podcast commanditĂ© par Voyage DĂ©ductible, organise des voyages de formation en immersion. Si tu aimes le podcast, je t’invite Ă  le partager et Ă  le commenter sur ma chaĂźne YouTube du podcast « Fais voyager ton entreprise ». Merci de faire partie de mon univers, et c’est parti.

🌐 PrĂ©paration prĂ©alable

Je t’ai parlĂ© de comment prĂ©parer la retraite et le voyage de tes clients avant. Dans le podcast que je t’ai fait voilĂ  quelques jours sur : « tu es capable d’organiser ton voyage ou tu n’es pas capable d’organiser ton voyage », parce que les deux termes Ă©taient bons, je t’invite Ă  aller l’Ă©couter.

⏳ Le temps nĂ©cessaire

Aujourd’hui, ce que je veux attirer ton attention sur, c’est que prĂ©parer une retraite ou un voyage pour tes clients demande Ă©normĂ©ment de temps. Ça te demande Ă©normĂ©ment de temps, je te l’ai expliquĂ© lors du dernier Podcast, cela te demande Ă©normĂ©ment de temps durant le fameux voyage. Je te donne quelques exemples.

✈ Gestion des imprĂ©vus en voyage

Lors de mon dernier voyage immersion avec une autre coach, oĂč est-ce que je l’accompagnais, un des clients a perdu sa valise. Donc le transporteur aĂ©rien a perdu complĂštement la valise aprĂšs avoir eu un retard de 5 heures sur le vol d’avion. Le retard de 5 heures a amenĂ© comme une nouvelle tĂąche pour moi, ça a Ă©tĂ© de replanifier le taxi qui devait l’amener de l’aĂ©roport Ă  l’hĂŽtel. Parce qu’on s’entend qu’avec un retard de 5 heures, le taxi n’attendra pas Ă  l’aĂ©roport. Donc on va devoir rĂ©organiser le transport.

🛄 Gestion des problùmes logistiques

Maintenant, mon client arrive, elle rĂ©alise qu’elle n’a pas sa valise, Ă©coute, ça m’a pris en tout et pour tout durant les trois jours avant qu’elle la reçoive, ça m’a pris environ 6 heures pour rĂ©gler la problĂ©matique. De un, d’appeler le transporteur, de deux, d’appeler la compagnie de vol en retard que j’avais engagĂ©e en cas de, qui m’indique que si je n’ai pas de frais versus la fameuse valise que je l’ai rĂ©cupĂ©rĂ©e mais que ça n’a pas eu de frais, mais Ă  ce moment-lĂ , eux ne remboursent pas et que je dois faire affaire directement avec le transporteur. Le transporteur Ă©tant Air Transat mais en JamaĂŻque, ils font affaire avec un sous transporteur qui Ă©tait Skylink. Donc, ce n’est pas avec Air Transat que je dois demander mais avec Skylink. On me passe de tĂ©lĂ©phone en tĂ©lĂ©phone et finalement on a appelĂ© Ă  l’aĂ©roport pour rĂ©ussir Ă  trouver la fameuse valise et se faire dire que la valise elle Ă©tait restĂ©e Ă  MontrĂ©al et que lĂ , ils allaient la rĂ©cupĂ©rer Ă  MontrĂ©al et qu’ils allaient la ramener en JamaĂŻque. Donc tu vois que ce n’est pas simple. Si ma coach avait Ă©tĂ© obligĂ© de s’occuper de ce volet lĂ , elle n’aurait pas eu le temps de s’occuper des formations qu’elle devait donner Ă  ses clients. Donc elle, le temps qu’elle donnait la formation, moi je m’occupais de la valise du fameux client.

🧳 Gestion des consĂ©quences

La fameuse perte de valise a amenĂ© quoi comme problĂ©matique ? Le client n’a pas de chargeur. Son chargeur est dans la valise. Il a son cellulaire mais il n’a pas de chargeur, fait que Ă  la recherche de chargeur. Le client n’a pas ses lunettes il les a mis dans sa valise, il n’avait pas de valise Ă  main. Donc on se retrouve Ă  ĂȘtre obligĂ© de lui nommer tout le menu pour qu’il soit capable de choisir qu’est-ce qu’il veut manger. Et que ça l’amĂšne beaucoup de dĂ©lai, beaucoup de temps. Il veut faire la formation mais il n’a pas ses lunettes, donc on essaie du mieux possible de l’accompagner pour qu’il sente le moins de frustration possible.

🛄 Retour de la valise

Trois jours plus tard, la valise arrive. Enfin je me dis me voilà en congé, mais non.

đŸ€” La cliente disparue

Parce que lĂ  j’ai une de mes clientes, j’ai beau avisĂ© tous les clients : « avisez-moi si vous ne participez pas aux activitĂ©s. Tout est organisĂ© mais rien n’est obligatoire. On perd une cliente qui est partie, on suppose magasiner dans un pays qu’elle ne connaĂźt pas. Elle ne parle pas anglais couramment, puis lĂ  on se dit, mais elle est oĂč ? Elle est oĂč la cliente, on est Ă  la recherche de la cliente parce qu’on est quand mĂȘme responsable de la fameuse cliente.

đŸïž Recherche frĂ©nĂ©tique

Ce qui fait que ma coach reste avec les coachĂ©s et puis moi je m’occupe de trouver la cliente qu’on a trouvĂ© quatre heures plus tard. Parce qu’elle est partie comme nous on arrivait, elle a marchĂ© sur le bord de la mer, elle a dĂ©cidĂ© qu’elle avait faim elle a arrĂȘtĂ©, ça prend une heure et demie de se faire servir. Le temps de revenir finalement, 4 heures plus tard on retrouve la cliente. Mais nous, pendant ce temps-lĂ , on Ă©tait inquiet, on se demandait oĂč est-ce qu’elle Ă©tait passĂ©e.

🧳 Gestion des imprĂ©vus en voyage

Donc le temps que la coach Ă©tait occupĂ©e ailleurs mais moi je m’occupais Ă  essayer de trouver cette fameuse cliente et m’informer oĂč est-ce qu’elle est passĂ©e. Dans un resort tout inclus, ce qui nous est dĂ©jĂ  arrivĂ©, tu vas dire, perdre une cliente dans un tout inclus c’est un peu plus compliquĂ©. Mais en fait, c’est qu’il y a une journĂ©e complĂšte qu’on a pas eu de nouvelles de la cliente, on pensait mĂȘme qu’elle Ă©tait malade. Parce que moi je communique avec WhatsApp, je tiens les communications matin, midi, soir avec mon groupe pour ĂȘtre sĂ»r qu’on a de leurs nouvelles. Et elle ne rĂ©pond pas. Elle ne rĂ©pond pas sur le WhatsApp. Finalement, elle Ă©tait en train de travailler, elle s’est endormie, elle a passĂ© tout droit sur le souper et puis on a finit par avoir des nouvelles d’elle le soir un petit peu plus tard.

🚕 Gestion des retards et frais associĂ©s

Donc, ça amĂšne beaucoup de choses Ă  gĂ©rer durant l’Ă©vĂ©nement parce que tu es toujours en train de chercher quelqu’un. Ou une autre chose qui m’est arrivĂ©e aussi c’est que dans mon groupe j’en ai une qui est toujours en retard. Mais maintenant, n’oublie pas de faire signer des documents Ă  tes participants que si jamais elles sont en retard pour une activitĂ© et qu’ils manquent le taxi, mais ça sera Ă  leurs frais. Parce que sinon le taxi ne veut pas attendre, il donne 5 minutes parce qu’il y a d’autres personnes dans le taxi et d’autres personnes dans l’autobus. Et cette personne-lĂ  va dire : « tu m’avais dit que c’Ă©tait inclus, donc je n’ai pas Ă  payer le taxi mĂȘme si j’Ă©tais 5 Ă  10 minutes en retard ».

đŸ›« Gestion des informations de vol

Donc moi maintenant, je vais signer un document avant de partir qui dit, si jamais tu es en sur un des activitĂ©s de plus de 5 minutes, ça sera Ă  tes frais. Donc crĂ©ez ce formulaire-lĂ  Ă  faire signer Ă  tes clients pour ne pas que tu sois poignĂ©e en fait Ă  payer en double. La mĂȘme chose au niveau de l’aĂ©roport, s’ils manquent leur vol d’avion parce qu’il n’avaient pas les bonnes informations. Une chose que tu dois vĂ©rifier, c’est que, quand on rĂ©serve en tant qu’agent de voyage, on a envoyĂ© une facture avec la rĂ©servation. Mais souvent il y a des changements de vol entre la rĂ©servation et les billets Ă©lectroniques. Et tu dois aviser tes clients que le billet Ă©lectronique et la bonne information sur lequel il doit prendre.

đŸ€ Le suivi et le maintien de la connexion

Donc il y a plein d’Ă©lĂ©ments que tu dois vĂ©rifier avec tes clients sinon ils vont te rendre coupable de ne pas ĂȘtre informĂ©, de ne pas ĂȘtre planifiĂ©, de ne pas avoir le temps avec toi, de s’occuper de leurs problĂ©matiques en arrivant Ă  destination. Donc souvent, on va avoir, parce que moi je les emmĂšne toujours dans un forfait privĂ©, ce qui veut dire qu’on a une inscription Ă  un endroit spĂ©cifique. Ce n’est pas l’inscription en gĂ©nĂ©ral de tout le monde. Et Ă  cet endroit-lĂ , si tu n’as pas les numĂ©ros de chambre d’avance, ça veut dire qu’ils va y avoir un dĂ©lai entre aller porter les valises dans leurs chambres et le moment qu’ils sont inscrits Ă  l’hĂŽtel. Donc, va chercher des numĂ©ros de chambres au dĂ©part pour pouvoir avoir leurs valises aussitĂŽt que leur inscription sera terminĂ©e parce que les clients veulent aller se baigner rapidement ou veulent aller changer suite au vol d’avion.

đŸ“± Communication et suivi post-voyage

Planifie aussi le, comme je te disais tantĂŽt, moi je fonctionne avec WhatsApp parce que ça fonctionne sur le wifi. Beaucoup de clients n’activent pas leurs cellulaires durant le voyage. Donc quel logiciel tu vas utiliser pour pouvoir communiquer avec ton monde incluant tous ceux qui ne fonctionnent pas avec le cellulaire. Ensuite, les gens vont vouloir se revoir. Planifie des journĂ©es, des dates de suivi de groupe. Personnellement, je leur offre toujours deux ou trois rencontres de groupe qui suit le voyage parce qu’ils vont vouloir se revoir, se questionner, savoir oĂč est-ce qu’ils sont rendus. Puis souvent, de toute façon, ils vont se revoir dans un prochain voyage mais il saimeraient ça garder le contact entre temps.

🎯 Élargir l’expĂ©rience

Si tu es aussi une coach, n’oublie pas de planifier peut-ĂȘtre un Mastermind et/ou des rencontres mensuelles pour permettre Ă  ces gens-lĂ  de continuer dans ton univers. Parce que le voyage, si tu donnes 100% de ton temps Ă  ces gens-lĂ , ils vont vivre une expĂ©rience extraordinaire. Ils vont vouloir revenir dans ton prochain voyage mais qu’est-ce que tu vas leur offrir entre les deux. Donc, invente, crĂ©e quelque chose qui va leur permettre de pouvoir continuer dans ton univers, sinon ils vont continuer mais en dehors de ton univers. Donc tu manques des opportunitĂ©s de pouvoir vendre tes produits et services durant le voyage.

🚀 Planification et Promotion du Prochain Voyage

Donc avant la fin du voyage, prĂ©pare ton second voyage, le prochain oĂč est-ce que tu vas pouvoir leur dire : « si vous rĂ©servez maintenant, voici le boni que je vous donne, pour rĂ©servation tĂŽt ». Parce que si ces gens-lĂ  viennent de passer un super beau moment, ils vont vouloir savoir c’est quand le prochain, puis si tu prends la rĂ©servation dĂšs maintenant, avant la fin du voyage Ă  ce moment-lĂ , tu vas savoir que ces 10 personnes-lĂ  vont venir. La prochaine fois, il va y en avoir dix autres qui vont s’ajouter. Ton groupe va monter Ă  20, 30, 40. Ce qui m’amĂšne Ă  te dire que si dans ton prochain voyage, tu as 30 ou 40 personnes, pense Ă  amener quelqu’un avec toi qui va gĂ©rer tout ça; qui va gĂ©rer les restaurants, qui va gĂ©rer les communications, qui va gĂ©rer les changements de chambre parce qu’une telle n’aime pas telle chambre, une telle n’aime pas l’autre chambre, les pertes de bagages, les retards d’avions et ainsi de suite.

đŸ€ Maintenir la Connexion

Ensuite n’oublie pas d’aviser tes clients de se joindre Ă  ton groupe Facebook par la suite pour que tu puisses continuer de communiquer avec eux dans tes groupes. Un courriel aprĂšs voyage on planifie des gens et un courriel aprĂšs ton voyage pour leur dire merci. Moi personnellement c’est que je le renvoie une petite notice individuelle avec un petit mot de qu’est-ce que j’ai retenu dans la semaine puis que sur quoi ils devaient se concentrer. Donc idĂ©alement essaie d’envoyer un petit mot Ă  chacun individuel et demande leur de te faire un tĂ©moignage parce que c’est ça qui va te permettre de vendre ton prochain voyage et d’ĂȘtre 20, 30 ou 40 personnes dans l’avenir.

đŸ”„ Gestion des DĂ©fis en Cours de Voyage

Donc tu vois, organiser une retraite et/ou un voyage, il y a beaucoup de choses Ă  organiser avant, je t’invite Ă  Ă©couter le dernier Podcast que je t’ai fait lĂ -dessus, il y a beaucoup de choses Ă  faire pendant, que tu dois gĂ©rer toutes les choses qui arrivent durant le voyage. Et lĂ , je ne t’ai pas parlĂ© de quelqu’un qui se blesse que tu dois accompagner Ă  l’hĂŽpital. Je ne t’ai pas parlĂ© de quelqu’un qui est allergique mais qui fait des rĂ©actions. Je ne t’ai pas parlĂ© de quelqu’un qui a des allergies mais on se retrouve dans le buffet, elle ne peut pas manger parce que les gens prennent ce qu’on appelle des contaminations croisĂ©es. Je ne t’ai pas parlĂ© de, oui mais moi je ne peux pas ci, moi je ne peux pas ça, donc ce qu’on fait, qu’est-ce qu’on rĂ©organise, qu’est-ce qu’on on change. Je ne t’ai pas parlĂ© aussi de, exemple en JamaĂŻque on avait une heure et demie avant de se faire servir, donc il a fallu rĂ©organiser l’horaire pour dire, on va commencer la formation en attendant le dĂ©jeuner sinon on perd beaucoup trop de temps, 1h30 pour le dĂ©jeuner, 1h30 pour le dĂźner, on perdait dĂ©jĂ  3h dans la journĂ©e ça n’a pas de sens.

📋 Checklists et PrĂ©paration Incontournables

Ce qui a fait qu’on Ă©tait obligĂ© de changer d’endroit pour donner la formation, on a changĂ© dans un endroit finalement qu’on attend le dĂ©jeuner, il y a de la musique, est-ce qu’on peut faire baisser la musique. Donc il y a plein plein de choses qui doivent ĂȘtre gĂ©rĂ©es durant l’organisation de l’Ă©vĂ©nement sur lequel il va falloir que tu le gĂšres au fur et Ă  mesure que les choses arrivent. VoilĂ , et le pendant et le aprĂšs. J’espĂšre que tu as pris tout en note puis moi je suis toujours en train d’amĂ©liorer justement ce checklist-lĂ  pour justement, ah oui, une chose que j’ai oubliĂ© de te dire, c’est que je me suis fait poser aussi la question avant de partir : « Lucie j’ai le droit Ă  combien d’exemption ». Donc ça veut dire qu’il va falloir que tu saches selon le nombre de jours que tu es restĂ© dans le pays oĂč est-ce que tu es restĂ©, est-ce que j’ai le droit Ă  deux bouteilles de vin, j’ai le droit Ă  combien de cigarettes, j’ai le droit Ă  combien de boissons et ainsi de suite. Puis aussi selon le pays oĂč est-ce que tu es allĂ©, est-ce qu’il y a des documents Ă  remplir pour quitter, des documents de douane. Certains pays ont des documents de douane spĂ©cifiques puis de faire leur prĂ©enregistrement la journĂ©e d’avant, de vĂ©rifier la journĂ©e mĂȘme du voyage, est-ce que l’avion est en retard, est-ce qu’elle est annulĂ©e, est-ce que tu dois replanifier les transports. Donc qu’est-ce que tu dois faire Ă  ce niveau-lĂ  pour ĂȘtre bel et bien organisĂ©. N’oublie pas que si les gens t’ont payĂ© toi, ils n’ont pas d’assurance voyage parce qu’ils n’ont pas achetĂ© de voyage avec un agent de voyage. Donc, leurs cartes de crĂ©dit voyage ne fonctionnent pas. S’ils tombent malade, ils n’ont pas d’assurance maladie voyage. Ça prend seulement l’achat d’un voyage avec une assurance voyage avec un agent de voyage, une agence de voyage pour avoir toutes ces protections-lĂ .

đŸ’Œ Protection et ResponsabilitĂ©s

Sache aussi que quand tu fais affaire avec l’agence de voyage, comme moi, Ă  ce moment-lĂ , si jamais, mettons je ne sais pas moi, le client a payĂ© 4000 dollars pour le voyage incluant ta formation et tout ça. Et que trois jours avant le voyage, tu as le covid, donc il peut ĂȘtre remboursĂ© par l’OPC, l’Office la Protection du Consommateur au QuĂ©bec qui va rembourser. Puisque le client a payĂ© pour quelque chose qu’il n’est pas capable d’avoir pour cause que tu es malade et tu ne peux pas te rendre Ă  destination comme prĂ©vu. VoilĂ , j’espĂšre que ça a de la valeur pour toi. Si jamais il te reste des questions, n’hĂ©site pas Ă  me poser sur ma chaĂźne YouTube de Fais voyager ton entreprise, ça me fera grand plaisir de venir ajouter, commenter et/ou te donner plus d’informations sur le sujet. Et nous on se donne rendez-vous la semaine prochaine. Bye 👋

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